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Software para distribuidora de bebidas: el sistema entero de Vinesco

Vinesco, distribuidora de bebidas de Rosario: del WhatsApp al tablero en un solo sistema. Un pedido se carga en 20 s y se factura en 7 minutos, no en 3 horas.

Año2026
RubroDistribuidor mayorista de bebidas · Sistema de gestión completo
DuraciónDesde noviembre de 2025 · carga automática en producción desde agosto de 2026 · plataforma de gestión en pruebas con administración desde octubre
Qué hicimos
  • Carga automática de lo que llega por WhatsApp
  • Pedidos, cobros, traspasos y facturas de proveedores
  • Finanzas, vendedores y métricas en tiempo real
  • Acuerdos con proveedores y notas de crédito
Del vendedor al sistema
  1. Pago de Almacén Sur
  2. Foto: transferencia
  3. $ 182.400
  4. Op. 00451873 · 27/10
10:41
Cobro · para confirmar
Cliente
Almacén Sur
Medio
Transferencia
Monto
$ 182.400leído de la foto
Referencia
Op. 00451873no estaba cargado
Confirmar cobro Conciliado en la cuenta
  1. 01 / 04El vendedor reenvía la foto de la transferencia, como siempre.
  2. 02 / 04El sistema lee de la foto el monto, la fecha y la referencia.
  3. 03 / 04Se fija que ese comprobante no esté cargado: nada entra dos veces.
  4. 04 / 04Administración lo confirma y queda conciliado en la cuenta del cliente.
20 s · por cobro; antes, 7 a 8 minutos

El caso en video, explicado.

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El sistema entero de una distribuidora, desde lo que entra por WhatsApp hasta el tablero

Un software para distribuidora de bebidas no termina en el pedido. Vinesco es mayorista de vinos, destilados, aperitivos, gaseosas y cervezas en Rosario: le vende a bares, restaurantes y comercios, tiene una vinoteca propia y tres depósitos. Por WhatsApp le llegaban pedidos, fotos de transferencias, PDFs con eCheqs, facturas de proveedores y traspasos entre depósitos, todo al mismo grupo. Administración lo volvía a tipear, conciliaba una vez por semana y lo que pasaba en el negocio se sabía a fin de mes, con planillas. Hoy la operación diaria se carga sola y todo se ve en tiempo real. Un pedido se carga en 20 segundos y se factura en 7 minutos, cuando antes tardaba de 1 a 3 horas. Este caso recorre el sistema módulo por módulo, rol por rol, contra una distribuidora que trabaja como antes.

Un extracto bancario y un comprobante de transferencia sobre un escritorio, cruzados por una línea que los compara Imagen generada
Lám. 01 — Sin el sistema
Antes Una distribuidora con el chat y la planilla
Depósito de bebidas con pallets de botellas y el tablero del sistema proyectado al fondo Imagen generada
Lám. 02 — Con el sistema
Ahora Vinesco · Rosario
Los vendedores
Reenvían el mensaje al grupo
Lo mismo: lo reenvían a un bot
Cargar un pedido
Unos 5 minutos
Unos 20 segundos
Del pedido a la factura
De 1 a 3 horas
7 minutos
Un cobro
7 a 8 min; se concilia por semana
20 s, y se concilia solo
Los acuerdos con proveedores
A ojo; la nota de crédito, si llega
Controlados y reclamados solos
Una factura de proveedor
25 min, y los costos a mano
Una foto, y se carga sola
Un reporte
2 días
Al instante, en el tablero

Administración tipeaba lo que ya había llegado escrito

Los vendedores reenviaban todo a un mismo grupo de WhatsApp, donde se organizaba el día y donde los mensajes quedaban cruzados: pedidos con «cj», «pk» y «pl» para cajas, packs y planchas, promos como «5 cj + 1 cj», fotos de transferencias, PDFs con cheques. Alguien en administración leía cada uno y lo tipeaba: unos 5 minutos por pedido, y entre que llegaba y se facturaba pasaban de 1 a 3 horas. Con los pagos era peor. Cada transferencia se anotaba en una planilla para no cargarla dos veces y después en la cuenta del cliente, y se conciliaba una vez por semana: en el camino se perdían datos. Los traspasos se remitían todos juntos, y cada factura de proveedor eran 25 minutos de tipeo, más cuatro horas por semana actualizando costos. Para saber cómo iba el negocio había que esperar dos días un reporte.

Grupo de WhatsApp de la distribuidora
  1. Bar La Esquina
    sábado
    6 fernet de 750
    3 pk cola 1500
    1 cj malbec
  2. Foto · Comprobante
  3. PDFeCheqsvarios cheques en un PDF
  4. Foto · Factura de un proveedor
  5. TRASPASO
    depósito norte → centro
    8 cajas
  6. Foto · Comprobante
Para cargar a mano6
  1. 8:12 · Texto Tipear el pedido y pasar los bultos a unidades
  2. 8:40 · Comprobante Anotarla en la planilla y después en la cuenta
  3. 9:15 · PDF Cargar cada cheque con su banco y su fecha
  4. 9:50 · Foto Tipear la factura y actualizar los costos
  5. 10:18 · Texto Anotar el traspaso y remitirlo con los demás
  6. 10:55 · Comprobante Cargar el cobro y la retención en la cuenta

Todo al mismo grupo, cruzado, y en las mismas manos.

Un lunes cualquiera · ejemplo

Los vendedores trabajan igual: el resto lo hace el sistema

Los vendedores no hacen nada nuevo: siguen reenviando los mensajes de sus clientes, pero a un bot en vez de al grupo. El sistema decide si es un pedido, un cobro, un traspaso o una factura de proveedor; lo lee, pasa los bultos a unidades con el tamaño que figura en el sistema y arma el documento. Un comprobante ya cargado no entra de nuevo, y nada sale solo: administración lo confirma y recién ahí se registra. Todo cae en la misma base de datos, y desde ahí la dirección ve las finanzas, los vendedores y el stock en tiempo real, y los reportes que antes tardaban dos días están al instante.

20 s · por pedido o cobro; antes, de 5 a 8 min
  1. Recibe El mensaje reenviado: texto, foto o PDF.
  2. Clasifica Pedido, cobro, traspaso o factura, por la forma.
  3. Lee y arma Bultos en unidades; monto, fecha y referencia de la foto.
  4. Una persona confirma Administración, en una sola bandeja.
  5. Registra y muestra Una vez, y al momento en el tablero.

Los módulos principales: cuánto tardaba cada cosa y cuánto tarda hoy

Pedidos, cobros, facturas de proveedores y acuerdos son el día a día de administración. Cada módulo toma algo que antes se hacía a mano, lo deja armado para que una persona lo confirme y lo registra una sola vez. A la derecha, las horas de trabajo que se ahorran por mes en cada uno.

Módulo Antes Ahora Se ahorra por mes
PedidosDel pedido a la factura: de 1 a 3 horas, hoy 7 minutos Antes5 minutos de tipeo por pedido Ahora20 segundos, una persona confirma Se ahorra por mes55 h
CobrosAntes se conciliaba una vez por semana y se perdían datos Antes7 a 8 minutos por transferencia Ahora20 segundos, y concilia solo Se ahorra por mes65 h
Facturas de proveedoresLos 25 minutos incluían actualizar los costos, que hoy están dentro del sistema Antes25 minutos por factura, con costos AhoraUna foto, y se carga sola Se ahorra por mes47 h
Acuerdos y créditoLas notas de crédito que reconocen los proveedores AntesPlanilla y reclamos a mano AhoraSe aplican y se reclaman solos Se ahorra por mes60 h
por mes, solo en estos cuatro módulos: más de un empleado de comercio. Con el resto del sistema, unas 370. ≈ 227 h

Acuerdos con proveedores y crédito: dónde se gana la plata

En una distribuidora de bebidas, buena parte del margen no está en el precio: está en los acuerdos con los proveedores. Bonificaciones, descuentos y acciones del mes que el proveedor reconoce después, con notas de crédito, y siempre con topes por cliente, por canal y por mes. Si nadie los controla, se vende por fuera del tope, la nota de crédito no llega o llega a medias, y no sabés por dónde estás ganando plata. Hoy cada acuerdo se carga una vez. Al facturar, se aplica solo y controla el tope; pasarse frena el pedido hasta que alguien lo autoriza. A fin de mes, el sistema arma lo que hay que reclamarle a cada proveedor y lo cruza con la nota de crédito que llega. Así se ve el margen real de cada producto, con los acuerdos adentro.

Sin control
Distribuidora Vende sin mirar el tope del acuerdo La NC no llega, o llega a medias Proveedor
Con el sistema
Distribuidora Cada venta, contra su acuerdo y tope La NC esperada, reclamada y cruzada Sistema ProveedorEl margen real por producto

Lo demás que hace el sistema, y lo que ahorra

Sobre lo que se carga, la plataforma arma lo que antes eran planillas de fin de mes, al día y para cada rol. Las horas son las que se ahorran por mes. Sobre la misma base corren además agentes por rol (compras, finanzas, ventas y acuerdos), que se cuentan en su propio caso (ver «Agentes por rol», abajo).

  • 39 h
    ComprasEl pedido sugerido a cada proveedor, con el precio de la última compra y el acuerdo vigente. Antes se calculaba en una planilla.
  • 42 h
    Cheques y finanzasEl calendario de cheques y eCheqs, la proyección de saldo día por día, la posición de IVA mes a mes y los archivos de percepciones para ARCA.
  • 32 h
    Reportes a direcciónLo que antes era un reporte de dos días, hoy está al instante en el tablero.
  • 16 h
    VendedoresLa comisión de cada cliente con su mora y la cuenta corriente de cada vendedor. Se estima un 10 % menos de pérdidas por venderles a clientes en mora, y el cobro se acelera un 30 %.
  • 13 h
    Traspasos entre depósitosAntes, unos 4 minutos cada uno y se remitían todos juntos. Hoy se hacen solos, en unos 5 segundos, y entran al sistema apenas se hacen.

Lo que cambió en administración

Administración dejó de tipear y pasó a confirmar; la dirección decide con los números del día. La cuenta suma las horas que se ahorran en cada módulo, antes contra ahora.

≈ 370 hde trabajo ahorradas por mes: más de dos empleados de comercio

Pedidos 55 h, cobros 65, acuerdos 60, facturas de proveedores 47, finanzas 42, compras 39, reportes 32, vendedores 16 y traspasos 13.

7 mindel pedido a la factura

Antes, de 1 a 3 horas: el pedido esperaba en el grupo hasta que alguien lo tipeaba.

20 spara cargar un pedido o un cobro

Antes, unos 5 minutos un pedido y 7 u 8 un cobro, que además se conciliaba una vez por semana.

30 %más rápido el cobro de las cuentas corrientes

Con la comisión atada a la mora de cada cliente y una estadística mensual que, se estima, ahorra un 10 % en pérdidas por venderles a clientes en mora.

Cómo se fue relevando el negocio y saliendo cada función

No hubo un documento de requisitos al principio: el negocio se relevó en el camino, sentados con la gente que lo hace. En octubre de 2025, en la distribuidora, arrancamos por lo que más se tipeaba: comprobantes de pago y pedidos. En febrero de 2026 los vendedores empezaron a mandar pedidos de prueba y fijamos cómo escriben («cj», «pk», promos «5 + 1»). En mayo los dueños decidieron ir por un sistema propio, y cada área grabó en audios cómo trabaja: compras, ventas y tesorería. Con eso armamos una maqueta y la repasamos tres horas en junio: roles, el vendedor de cada cliente y los acuerdos con proveedores. Desde ahí cada función salió cuando tuvo datos reales detrás: la comisión por cliente en agosto, la posición de IVA y los archivos de percepciones a principios de octubre, y después la proyección de saldo y la cuenta corriente de cada vendedor. Desde octubre, una mesa por semana recorre el sistema módulo por módulo con administración y los dueños.

Lo que relevamosLo que fue saliendo
  1. 17 oct 2025 En la distribuidora: comprobantes, conciliación y pedidos
  2. 5 nov 2025 Comprobantes y pedidos por WhatsApp
  3. 11 feb 2026 Cómo escriben los vendedores: «cj», «pk», «5 + 1»
  4. 22 may 2026 Un sistema propio; cada área graba cómo trabaja
  5. 4 jun 2026 Tres horas sobre la maqueta: roles, vendedores, acuerdos
  6. 2 jul 2026 En el depósito: acuerdos con proveedores y margen real
  7. 27 jul 2026 Tablero con datos reales cada 5 minutos
  8. ago 2026 Carga automática: una persona confirma cada documento
  9. 26 ago 2026 Comisión por cliente, no por vendedor
  10. 1 oct 2026 Posición de IVA y percepciones para ARCA
  11. 6 oct 2026 Tablero con métricas al día
  12. 7 oct 2026 Mesas semanales, módulo por módulo
Una sola base · La carga y la gestión, juntas
  1. oct 2026 Del pedido a la factura en 7 minutos
  2. Próximo Paso al sistema propio en tres tramos, con vuelta atrás hasta el último

Lo que el uso nos hizo cambiar

El sistema se terminó de ajustar en la operación, con administración y con los vendedores. Cada cambio quedó fechado, con lo que pasó y lo que hicimos. La regla no cambió nunca: el sistema propone y una persona confirma.

  1. Rev. 01 · 27 abr 2026 Un pedido de packs de agua entró con la mitad de las unidades. Al día siguiente, cada caja, pack o plancha lee sus unidades del sistema.
  2. Rev. 02 · 5 may 2026 Los vendedores escribían «fernet» sin decir la medida. Administración fijó la regla, sin medida va de litro, y el sistema la aplica solo.
  3. Rev. 03 · 12 ago 2026 Un error de una mañana se supo recién al mediodía. Cada 15 minutos, el sistema junta lo que falló y avisa en un solo mensaje.
  4. Rev. 04 · 29 sep 2026 Un PDF con varios eCheqs no se pudo cargar. Ese día quedó resuelto: un cobro por cheque, por número, importe y CUIT, y los repetidos se descartan.
  5. Rev. 05 · 30 sep 2026 Las retenciones se seguían cargando a mano. El cobro con retención también se carga solo.
  6. Rev. 06 · 12 oct 2026 Un proveedor autorizó un descuento con topes de cajas por cliente, para arrancar el lunes. Esa noche quedó cargado: el sistema controla los topes desde el primer pedido.

Por debajo: un WhatsApp, una plataforma y una base de datos

Un WhatsApp, una plataforma y una base de datos, hechos a medida para su operación. Lo que antes era un chat, una planilla y alguien copiando, ahora es una fila: cada documento con su estado, quién lo confirmó y su historia.

Lo que era
  1. Un chat foto de transferencia
  2. Una planilla
  3. Alguien copiando Cobro $ 182.400
Pasa a ser una fila · ejemplo
Cobro · Almacén Sur
Estado
Conciliado
Confirmó
Administración
Tardó
20 segundos
Historial
  1. 10:41 llegó la foto
  2. 10:41 leída, sin duplicar
  3. 10:42 confirmado
Imagen generada

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