MITHANDIRAgente de WhatsApp para inscripciones de un festival: de 60 a 750 agencias
Agente de WhatsApp para inscripciones de un festival: FePI pasó de 60 a 750 agencias participando. Sostiene cada charla y deriva los precios a una persona.
El caso en video, explicado.
Ir a las preguntas ↓De 60 agencias a 750
FePI, el Festival Internacional de la Publicidad Independiente, pasó de 60 agencias que participaban a 750. Lo hizo con un agente de WhatsApp para inscripciones de un festival: sostuvo las charlas con las agencias, país por país, y le pasó a cada coordinadora las que estaban por decidir. Lo organiza la Fundación Comunicar, de Santa Fe, y en 2026 cumplió 20 años. Vive de las agencias que inscriben sus piezas antes de una fecha, y la que llega tarde queda afuera.
Una sola fecha y un chat por vez
La venta la hacía un equipo chico de coordinadoras, a mano, agencia por agencia. Una persona sostiene pocas charlas abiertas. Pasado ese número, la agencia que ya había contestado queda esperando, y la que pidió que le escriban en agosto queda en el olvido. Y pasa justo cuando faltan días para el cierre.
- Agencia Ejemplo «Cuéntame de qué se trata» Sin responder
- Estudio Ejemplo «Mandame todo» Sin responder
- Productora de Ejemplo «Escribime en agosto» Sin responder
- Creativos Ejemplo «¿Cuánto sale un pack?» Sin responder
Todas habían contestado. Ninguna era un «no».
Primero, a quién no escribirle
En un festival de independientes, invitar a una agencia de una red multinacional es un error que se comenta. Y lo que sale de internet trae de todo: diseño web, SEO, merchandising. Antes de cada envío, la base se cruza con las agencias que no pueden participar y con las que ya se inscribieron, y se depura junto con el equipo del festival. Tocá los filtros.
- Agencia Ejemplo Participó en otra edición
- Grupo Global Ejemplo Parte de una red No puede participar
- Estudio Ejemplo Independiente, contestó una vez
- Regalos Ejemplo Merchandising Otro rubro
- Webs Ejemplo Diseño web y SEO Otro rubro
- Productora de Ejemplo Independiente, marcada por el festival
- Creativos Ejemplo Inscripción cargada Ya está adentro
Cada respuesta pide otra cosa
El agente aprendió de los chats de venta reales del equipo y de los textos que usan con cada tipo de agencia. A «ahora no tenemos foco» se le repregunta y se vuelve más adelante. A «mandame todo» se le ordena la información, sin tirarle un PDF. Y quien pregunta el precio ya está interesado, así que pasa directo a una persona.
Mandame todo y lo vemos.
Te lo ordeno: qué categorías te convienen, cómo se participa y qué fechas corren. ¿Qué trabajos tienen de este año?
Qué pasa despuésLa charla sigue en su propio hilo. No le vuelve a llegar el mensaje general.
Ahora no tenemos foco en festivales.
Te entiendo. ¿Es un tema de tiempos, o de material para presentar?
Qué pasa despuésQueda anotado por qué, y se retoma en unas semanas.
¿Cuánto sale un pack de tres?
El detalle te lo pasa tu coordinadora. Para que no te vuelva a preguntar: ¿qué piezas tienen y de qué rubro?
Qué pasa despuésPasa a una coordinadora con ese dato, y le llega un aviso por Telegram. El agente no da ningún número.
No sé si podemos participar, somos una agencia chica.
¡Justamente para agencias como la tuya es FePI! Si querés, te propongo una charla y lo vemos con una persona del equipo.
Qué pasa despuésPropone horarios y confirma una persona. Nunca le dice a nadie que no califica.
De la primera visita al cierre
Cuatro semanas después de la primera visita ya había un piloto andando. Después, cada tramo corrigió al anterior. Tocá cada punto.
El equipo cuenta cómo vende y nos pasa sus chats de venta, sus bases y sus textos.
Salen los primeros mensajes, a pocas agencias y con el equipo mirando el panel.
Arranca por las agencias que ya participaron, por país. Lo que vino de internet espera a estar depurado.
Meta avisa por el volumen de mensajes. Se baja el ritmo y se revisan las plantillas.
Va a las agencias que contestaron alguna vez y a las que marcó el festival, cada una en su horario local. A la base entera, no: WhatsApp frena los mensajes.
El festival pasa el cierre del 9 al 22 de septiembre, por pedido de varias agencias.
Lo que el agente no hace
Las agencias hablan entre ellas, y un festival vive de su reputación. Estas reglas las pidió el propio festival, y el equipo tiene las palancas a mano: pausar el agente, tomar una charla o darla por resuelta.
- No da preciosNi arancel, ni descuento: lo ve una coordinadora, que sabe en qué moneda hablar.
- Nunca dice «no calificás»Si hay interés, ofrece una charla.
- Se calla al asignarseCuando una persona toma la charla, no vuelve a escribir.
- No confirma reunionesPropone horarios; confirma la coordinadora.
El salto
Las coordinadoras dejaron de escribir una por una y pasaron a atender a quien ya había preguntado.
agencias participandoRespondé y te decimos si esto sirve para tu empresa.
Lo analizamos rápido. Si encaja, coordinamos una reunión.
5 preguntas, menos de un minuto. Te decimos dónde se te pierden las inscripciones antes del cierre.
Tu caso se parece mucho al del festival
Elegí un horario y en 30 minutos te mostramos cómo quedaría tu campaña antes del próximo cierre.
Buscando horarios libres…
Alfonso ya tiene tus respuestas: te escribe para coordinar un horario.
No pudimos registrar tus respuestas. Mandánoslas por WhatsApp y te respondemos igual:
Mandar por WhatsAppHay algo para mirar
Te escribimos en 24 h con dos o tres ideas para tu caso.
No pudimos registrar tus respuestas. Mandánoslas por WhatsApp y te respondemos igual:
Mandar por WhatsAppGracias por responder
Te dejamos el caso completo, por si te sirve más adelante.
No pudimos registrar tus respuestas. Mandánoslas por WhatsApp y te respondemos igual:
Mandar por WhatsAppCalculá cuántas horas por semana se te van en sostener conversaciones a mano. 8 preguntas, un minuto y medio.
Esas horas se pueden devolver antes del próximo cierre
Elegí un horario y revisamos tu cálculo juntos, con la campaña armada sobre tu base.
Buscando horarios libres…
Alfonso ya tiene tus respuestas: te escribe para coordinar un horario.
No pudimos registrar tus respuestas. Mandánoslas por WhatsApp y te respondemos igual:
Mandar por WhatsAppTu cálculo ya nos dice bastante
Te escribimos en 24 h con una propuesta de rampa: cuántas conversaciones por día y en qué orden.
No pudimos registrar tus respuestas. Mandánoslas por WhatsApp y te respondemos igual:
Mandar por WhatsAppGracias por hacer la cuenta
Te dejamos el caso completo para cuando llegue la próxima temporada.
No pudimos registrar tus respuestas. Mandánoslas por WhatsApp y te respondemos igual:
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