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Software para distribuidora de alimentos: el módulo de pedidos por WhatsApp

Una distribuidora de Rosario de alimentos congelados pasó del pedido de WhatsApp al remito: 20 segundos por pedido en vez de 5 minutos, y 93–94 % de acierto.

Año2026
RubroMayoristas de alimentos · Módulo de pedidos por WhatsApp
DuraciónDesde marzo de 2026 · panel en producción desde julio de 2026
Qué hicimos
  • Pedidos de WhatsApp convertidos en remitos
  • Reconocimiento de artículos y clientes con IA
  • Panel para resolver dudas y confirmar
  • Conexión con el sistema de gestión existente
20 s · por pedido; antes, más de 5 minutos
  1. Llega El vendedor reenvía el WhatsApp del cliente.
  2. Lee Cliente, local, cantidad y unidad.
  3. Arma Catálogo real, descuentos y stock.
  4. Revisa una persona Elige solo en lo dudoso.
  5. Sale el remito En el sistema de siempre, al momento.

El caso en video, explicado.

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Un módulo, una tarea: que el pedido de WhatsApp salga como remito

Un software para distribuidora de alimentos tiene que entender cómo pide la gente. Esta distribuidora de Rosario de alimentos congelados también vende secos, frescos, lácteos y descartables a restaurantes, panaderías, rotiserías, hoteles y clubes, con vendedores en la calle y un catálogo de miles de artículos. Los pedidos llegaban por WhatsApp como cada cliente los escribía: «muzza», «crema», «2 jamón». Alguien en la oficina los traducía de memoria y los volvía a tipear en el sistema de gestión. Ahí instalamos un solo módulo de Mithandir Core, el de pedidos por WhatsApp, sin tocar su sistema de gestión. Hoy arma el pedido a partir del mensaje, busca cada renglón en el catálogo real, marca lo que no tiene claro para que una persona elija y emite el remito en el mismo sistema de siempre. Cada pedido se carga en unos 20 segundos, apenas llega.

Depósito de alimentos: estanterías con cajas, bidones de aceite y bolsas, junto a la puerta de una cámara de frío Imagen generada
Lám. 01 — Sin el módulo
Distribuidora tradicional El chat y alguien tipeando
Cámara de frío con un remito digital suspendido en el aire y un operario con una zorra al fondo Imagen generada
Lám. 02 — Con el módulo
Distribuidora de congelados Rosario · Argentina
El cliente pide
«muzza», «crema», «2 jamón»
Igual: con sus palabras
Quién lo traduce
Alguien de la oficina, de memoria
El catálogo real y el historial de ventas
Si falta stock
Se descubre en el reparto
El remito no sale a medias
Las dudas
Por mensaje, y el pedido espera
En el panel, con las opciones
Cuándo se carga
Todo junto, a las 2 de la tarde
Apenas llega, en 20 segundos
El sistema de gestión
El de su proveedor
El mismo: ahí sale el remito
Imagen generada

Cargar un pedido de alimentos no era copiarlo

El cliente le hace el pedido al vendedor como le sale: un texto, una lista pegada o una foto. El vendedor lo reenvía y, en la oficina, alguien lo vuelve a cargar renglón por renglón para emitir el remito. Y cargar no era copiar: «muzza» o «crema» pueden ser varios artículos del catálogo según quién lo pida, un mismo cliente tiene varios locales, el aceite se pide en litros y se vende en bidones, y el jamón se pide por pieza y se cobra por kilo. Esa persona marcaba el ritmo del negocio: cada pedido le llevaba más de 5 minutos, y se juntaban para cargarlos todos a las 2 de la tarde. Hasta entonces, el stock no se enteraba de nada. Los lunes, cuando los restaurantes reponen, la fila era más larga.

Pedidos reenviados a la oficina
  1. rotisería del parque
    local centro
    mayonesa x 3 kg
    50 lts aceite
  2. PANADERÍA SUR
    4 harina 000
    1 caja manteca
    3 levadura
  3. Foto · Pedido escrito a mano
  4. hotel plaza: 2 crema
  5. bar 9 de julio: 2 jamón cocido
  6. resto la costa: 6 muzza
Para tipear6
  1. 7:48 · Texto Elegir el local y buscar cada artículo
  2. 8:05 · Lista pegada Pasar la caja de manteca a unidades
  3. 8:20 · Foto Leer la foto y tipearla renglón por renglón
  4. 8:41 · Texto Preguntar cuál: hay crema de 1 L y de 5 L
  5. 9:02 · Texto Decidir si son 2 piezas o 2 kilos
  6. 9:30 · Texto Mirar el stock antes de emitir el remito

La mercadería salía al ritmo en que se tipeaba. Los lunes, la fila era más larga.

Un lunes a la mañana · ejemplo

El módulo, paso a paso: qué llega, qué lee, qué arma, qué revisa una persona y qué sale

Así funciona hoy, con un pedido de verdad. Desde el 14 de octubre de 2026 el WhatsApp no contesta ni pregunta: recibe, y todo lo demás pasa en el panel.

  • 1 · Qué llegaEl vendedor reenvía al número de la distribuidora el pedido que le mandó el cliente: un texto, una lista o una foto de la lista escrita a mano. Solo cuentan los números de vendedores dados de alta; un número desconocido no arma nada. Los audios todavía no se leen.
  • 2 · Qué leeLa IA lee el mensaje o la foto y saca el cliente, el local, cada artículo como lo escribió el cliente, la cantidad y la unidad: «50 lts aceite», «2 jamón cocido», «1 caja manteca».
  • 3 · Qué armaBusca el cliente y el local, y cada renglón en el catálogo y en lo que ese cliente compró antes. Pasa litros a bidones y cajas a unidades, deja el jamón por pieza, aplica los descuentos del cliente y mira el stock. Queda un borrador en la bandeja.
  • 4 · Qué revisa una personaEl vendedor o la oficina abre el borrador en el panel. Lo que el sistema resolvió viene marcado; lo dudoso viene con las opciones más parecidas y la persona elige, cerca de 1 de cada 5 renglones. Esa elección queda aprendida para ese cliente.
  • 5 · Qué saleAl confirmar, el panel valida y emite el remito en el sistema de gestión de la distribuidora, con su número, y el stock se descuenta al momento. Si falta stock de un renglón, no sale a medias: se frena y dice cuál. El pedido queda como una fila, con lo que se eligió y el número de remito.

Reconocimiento de artículos con IA, con reglas que lo vuelven confiable

El vendedor sigue mandando el pedido por WhatsApp, como siempre. El sistema lo lee con IA y lo convierte en un pedido armado: cliente y local, artículos, cantidades y unidades. Cada renglón se busca contra el catálogo real y contra lo que ese cliente compró antes: el sistema arrancó con el historial de ventas. Lo que tiene claro, lo resuelve. Lo que no, no lo adivina: lo marca en el panel con las opciones posibles y una persona elige; esa elección queda aprendida para ese cliente. En este negocio, un error se descubre cuando el camión llega al restaurante. Por eso, cuando nada queda en duda, alguien confirma y el remito se emite en el sistema de gestión de siempre, con los descuentos del cliente y mirando el stock del depósito y del salón; si falta, no sale a medias.

Lo que tiene claro, lo resuelve
Acierta el 94 % de lo que resuelve sin preguntar.
Lo que no, no lo adivina
Cerca de 1 de cada 5 renglones pasa por una persona, que elige entre las opciones.
Sin stock, no sale a medias
El pedido se frena y dice qué renglón falla.

Lo que cambió en la oficina

La oficina dejó de tipear: revisa lo que el sistema marcó en duda, elige y confirma. Hay dos tiempos distintos: lo que tarda en cargarse un pedido y lo que pasa desde que el cliente lo manda hasta que entra al sistema. Los dos se achicaron.

≈ 250 hde carga de pedidos ahorradas por mes: más de un empleado de comercio

Y es un solo módulo. En Vinesco, con el sistema entero, se ahorran unas 370 horas por mes.

20 starda en cargarse un pedido

Antes, más de 5 minutos: buscar cada artículo, preguntar lo dudoso y tipearlo. Ahora una persona revisa y confirma.

Al llegarentra el pedido al sistema, desde que lo manda el cliente

Antes esperaba hasta las 2 de la tarde, cuando se cargaban todos juntos, y hasta entonces el stock no se enteraba. Ahora entra apenas llega y el stock se va espejando.

93–94 %de acierto en lo que el sistema resuelve sin preguntar

En las mediciones de fines de septiembre de 2026. Cerca de 1 de cada 5 renglones pasa por una persona, que elige entre las opciones.

Cómo se usa el módulo, persona por persona

El módulo se metió en el circuito sin pedirle a nadie que cambie de canal. El cliente le sigue escribiendo a su vendedor; el vendedor reenvía o carga el pedido; la oficina resuelve lo que quedó en duda y emite; la dirección mira el tablero. Contra una distribuidora tradicional, la diferencia está en la última columna: lo que cada uno dejó de hacer.

Qué hace Qué ve Qué dejó de hacer
Cliente Qué haceLe pide a su vendedor por WhatsApp, con sus palabras. Qué veSu pedido, completo y en el camión de su zona. Qué dejó de hacerContestar «¿cuál crema?» y esperar la respuesta.
Vendedor Qué haceReenvía el mensaje, la lista o la foto, o lo carga en el panel. Qué veSus pedidos y en qué estado está cada uno. Qué dejó de hacerResponder menús por WhatsApp.
Oficina Qué haceElige en lo que quedó en duda y emite el remito. Qué veLa bandeja del día, el stock y los descuentos de cada cliente. Qué dejó de hacerTipear cada renglón, buscarlo en el catálogo y cargar todo junto a las 14.
Dirección Qué haceMira el tablero por fecha de reparto. Qué vePedidos, importes y vendedores, al día. Qué dejó de hacerContar los pedidos a mano al final del día.

El cliente no cambia nada · el vendedor no aprende una pantalla nueva · el remito sale en el sistema de siempre

El pedido y el catálogo, aprendiendo a la par

La distribuidora arrancó en marzo de 2026, después de ver el sistema funcionando en Vinesco, con pedidos reales de ejemplo y su lista de artículos. Antes de leer un solo pedido cargamos el historial de ventas, para que el sistema supiera cómo pide cada cliente. Mientras tanto, su proveedor construía la API para emitir remitos: el primero salió el 8 de julio. Desde ahí, cada semana se midió qué acertaba y qué no, y cada error se volvió una regla: el jamón por pieza, el stock del salón sumado al del depósito, la leche que viene en pack cerrado. A fines de agosto capacitamos a los vendedores y en octubre sacamos los botones de WhatsApp: las dudas se resuelven en el panel.

El pedidoEl catálogo
  1. 26 mar 2026 Arranca, con pedidos reales de ejemplo
  2. may 2026 El historial de ventas de cada cliente
  3. 5 jun 2026 El proveedor termina la API para emitir
  4. 8 jul 2026 Primer remito real desde el panel
  5. 13 ago 2026 Stock del depósito y del salón, sumados
  6. 31 ago 2026 Vendedores capacitados; la foto del pedido, por WhatsApp
  7. 7 sep 2026 «1» es una pieza, no un kilo
  8. 30 sep 2026 94 % de acierto en lo que resuelve solo
  9. 14 oct 2026 Sin botones: las dudas, en el panel
  10. 19 oct 2026 La leche en pack cerrado, por pack
El remito · En el sistema de gestión de siempre
  1. oct 2026 Cada pedido, cargado apenas llega

Lo que el uso nos hizo cambiar

Diseñamos para cómo trabaja el equipo, no para cómo imaginábamos que iba a trabajar. Cada cambio quedó fechado, con lo que pasó y lo que hicimos.

  1. Rev. 01 · 6 abr 2026 ¿Qué hacer si falta un artículo del pedido? Decisión de la distribuidora: el remito no sale a medias. El pedido se frena y avisa qué renglón falla.
  2. Rev. 02 · 15 may 2026 El proveedor del sistema de gestión pidió que nadie tocara su base. El panel no escribe en su base: valida y emite por la API que construyó él.
  3. Rev. 03 · 10 ago 2026 «1 jamón» se facturaba como un kilo, y la pieza pesa siete. Desde el 7 de septiembre, «1» es una pieza. Las reglas de cada unidad son las de la casa.
  4. Rev. 04 · 7 oct 2026 Casi nadie respondía los menús con botones que mandábamos por WhatsApp. El 14 de octubre sacamos los botones: las dudas se resuelven en el panel, y bajó el costo de mensajería.
  5. Rev. 05 · 15 oct 2026 «12 leche» salía como 12 packs, 144 litros, en las marcas que vienen en pack cerrado. Desde el 19 de octubre, en esas marcas doce unidades son un pack; la que viene suelta sigue por unidad.

Por debajo: el catálogo real, el historial y el remito de siempre

El panel está hecho en Next.js y TypeScript con Supabase, y se conecta con WhatsApp Business y con el sistema de gestión de la distribuidora, que no se reemplazó: ahí viven sus clientes, su stock, sus listas y sus remitos. La IA lee el mensaje; las cuentas (unidades, kilos, bidones, stock) se hacen con reglas fijas. Lo que antes era un mensaje, alguien buscando y alguien tipeando, ahora es una fila: cada pedido con su estado, lo que se eligió y el número de remito.

Lo que era
  1. Un mensaje 50 lts aceite, 2 crema
  2. El catálogo
  3. Alguien tipeando Aceite 5 L x10
Pasa a ser una fila · ejemplo
Pedido · Rotisería del Parque
Estado
Remito emitido
Eligió
«crema» → 5 L
Remito
0001-00004521
Historial
  1. 7:48 llegó el mensaje
  2. 7:49 armado, 1 duda
  3. 7:55 remito emitido

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