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Automatización contable para estudios: la mitad de las horas en cada balance

Automatización contable para estudios: uno redujo su carga horaria a la mitad con extractos y facturas de proveedores automáticos, y dejó el data entry.

Año2026
RubroEstudios contables
Qué hicimos
  • Automatización contable para estudios
  • Extractos bancarios en PDF a Excel
  • Lectura de facturas de proveedores
  • Cruce de comprobantes con ARCA

El caso en video, explicado.

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La mitad de las horas de un balance se iba en tipear

Esta automatización contable es la de un estudio que redujo su carga horaria a la mitad automatizando solamente los procesos críticos para armar los balances. No le tocamos el criterio a nadie: sacamos la carga. El equipo dejó de hacer data entry y pasó a hacer solamente la parte técnica de los balances.

Un balance son doce meses de cada cuenta

Antes de la primera decisión técnica, alguien tenía que pasar a planilla cada resumen de cada banco, tarjeta y billetera, cargar las facturas de proveedores y controlar que todo coincidiera con ARCA. Cada banco con su formato, y a veces con resúmenes de más de cien páginas. Y eso, por cada cliente del estudio.

Un solo cliente, de ejemplo
4cuentas
12meses
48resúmenes para pasar a mano
  • Banco Galicia
  • Banco Macro
  • Tarjeta Visa
  • Mercado Pago

Más las facturas de todo el año. Y recién ahí arranca el balance.

Proceso por proceso, qué pasó a automático

Son cinco procesos entre el papel y el balance, y a los cinco les pasó lo mismo: el sistema hace la carga y la persona mira sólo lo que hay que mirar. Tocá cada uno. El último es el que sigue en manos del contador.

A mano

Abrir cada PDF para ver de quién es y guardarlo en la carpeta de ese cliente.

Automático

El titular y el CUIT salen del documento. Del mes siguiente en adelante, la misma cuenta cae sola en la misma ficha.

Ficha del cliente
Cliente
Metalúrgica Ejemplo SRL
Cuentas vinculadas
Galicia · Macro
Último período
Mayo
Pantallas con datos de ejemplo

Sin tipear, pero con la cuenta hecha

Un contador no firma lo que no puede controlar. Por eso la planilla no se entrega y listo: cada movimiento se suma o se resta y el resultado se compara con el saldo que imprimió el banco. Si un renglón no cierra, el sistema lo dice y muestra la diferencia. Así, revisar deja de ser volver a leer todo: se mira sólo lo marcado.

MovimientoImporteSaldo del banco
Saldo anterior1.250.000,00
Transferencia recibida +480.000,00 1.730.000,00 ✓
Pago a proveedor −215.300,00 1.514.700,00 ✓
Impuesto Ley 25.413 −1.291,80 1.513.408,20 ✓
Cobro por DEBIN +92.500,00 1.606.908,20 !
Comisión −7.200,00 1.599.708,20 ✓

Revisá: una fila no cierra.Diferencia: $ 1.000,00

Extracto de ejemplo

Las facturas de proveedores entran con el neto y el IVA abiertos

Llegan en PDF, en foto o como tique, y cada proveedor las imprime a su manera. Si traen el QR de ARCA, de ahí salen el CUIT, el tipo, el número y el importe. El neto por alícuota, el IVA y los impuestos internos se toman de lo impreso, cada uno en su columna. Todo tiene que sumar el total al centavo; si no suma, queda para revisar. Probados contra ARCA, los desgloses que el sistema dedujo de la factura coincidieron al centavo. Y si la misma factura se sube dos veces, se guarda una sola.

Lo que sale
CUIT
30-12345678-1 · válido
Comprobante
A 0004-00012345
Neto 21 %
80.000,00
IVA 21 %
16.800,00
Neto 10,5 %
30.000,00
IVA 10,5 %
3.150,00
Imp. internos
1.250,00
Total
131.200,00

Cierra al centavo

Factura de ejemplo

Otro importe no es lo mismo que no figura

El estudio baja de ARCA el listado del período, lo sube y cada factura cae en un lugar según lo que hay que hacer con ella. Separar los dos últimos es lo que importa: son dos trabajos distintos. Si se mezclan, el contador vuelve a cargar una factura que ya estaba, con otro monto, y queda duplicada en el libro. La comparación es al centavo, y a nadie se le pide la clave fiscal.

Ya están

  • Distribuidora Ejemplo$ 131.200,00
  • Transporte Ejemplo$ 48.400,00

Nada que hacer

Con otro importe

  • Papelera Ejemplo$ 215.300,00En ARCA: $ 213.500,00

Decide una persona: se corrige el monto

No figuran

  • Ferretería Ejemplo$ 72.600,00
  • Librería Ejemplo$ 18.150,00

Salen en el archivo para cargar

Proveedores e importes de ejemplo

La parte técnica es lo único que quedó

El sistema no toma ninguna decisión contable. Le saca al equipo el trabajo de preparar los papeles, y deja en sus manos el trabajo por el que el cliente paga.

  • ImputarA qué cuenta va cada movimiento, con el criterio de cada cliente.
  • Ajustar y valuarLos ajustes y las valuaciones de cierre.
  • Decidir lo marcadoUna fila que no cierra o un comprobante con otro importe.
  • FirmarResponder por el balance sigue siendo del contador.

Menos horas, y otro trabajo

El cambio se ve en las horas y en lo que hace el equipo: sale la carga y queda el balance.

100 %50 %

Cero data entry: el equipo pasó a hacer solamente la parte técnica

de la carga horaria para armar los balances

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