MITHANDIRInstalación de Google Workspace y CRM para empresas: te hacemos todo
Instalación de Google Workspace y CRM para empresas, con migración y redirección del correo. En Pelokitos, 15 años de mails migrados sin borrar nada.
El caso en video, explicado.
Ir a las preguntas ↓¿De quién es el correo de tu empresa?
Son dos instalaciones que van juntas y te las hacemos enteras. Google Workspace: cada persona con una cuenta de la empresa, los archivos en un lugar común y un solo panel para decidir quién entra a qué. Y un CRM como Twenty, linkeado al sistema operativo de tu empresa, para que cada cliente y cada venta queden ahí. Migramos tu correo, hacemos toda la redirección y te lo dejamos andando.
El desorden se ve el día que alguien se va
Mientras todos están, parece que anda: cada uno tiene su gmail, sus archivos en la compu y las claves anotadas por ahí. El problema aparece cuando la persona que sabía ya no está. Tocá los dos botones y mirá qué le queda a la empresa en cada caso.
Lo que Marta armó en nueve años se va con ella, y lo que queda hay que ir a pedírselo.
Marta se va y la empresa sigue igual: se cierran sus accesos y su trabajo queda donde estaba.
Lo que aparece cuando se hace el inventario
Lo primero es relevar qué hay: quién usa qué dirección, para qué y quién la paga. Casi siempre es peor de lo que el dueño cree, y parte del trabajo es no migrar lo que ya no sirve.
- 77 % en uso, se migran
- 23 % sin uso, de baja
Una de cada cuatro casillas se dio de baja en vez de migrarse.
- 91 % con hotmail o gmail personal
- 9 % con otra dirección
El sistema de la empresa firmaba sus avisos con el hotmail de quien cargaba cada pedido.
Del organigrama a las casillas
Las direcciones salen de cómo está armada la empresa, no de quién las pidió. Por persona, por área y por sucursal. Y no todas llevan licencia: en Pelokitos, los locales y las áreas sin cuenta propia son grupos, que no se pagan. Tocá una casilla.
Quién la usaJulián, el dueño. Es además uno de los dos administradores de la cuenta.
Si cambia la personaSiempre hay dos administradores, para que nadie quede afuera de su propia empresa.
Quién la usaQuien lleve la administración, con su Drive y sus reuniones.
Si cambia la personaLa cuenta es del puesto: entra la persona nueva y encuentra todo.
Quién la usaLos tres vendedores. Cualquiera ve lo que llegó y quién lo contestó.
Si cambia la personaSe saca a uno del grupo y se suma al otro. La dirección no cambia.
Quién la usaLa dirección que figura en la web y en las facturas.
Si cambia la personaNadie afuera se entera. Sigue siendo la misma dirección.
Quién la usaEl encargado de la sucursal Centro y quien lo reemplaza.
Si cambia la personaCambia el encargado, se actualiza el grupo. La sucursal sigue con su dirección.
Quién la usaEl encargado de la sucursal Norte.
Si cambia la personaLo mismo: se cambia quién la recibe, no la dirección.
Migrar sin perder un mail
Pelokitos tenía 15 años de correo en el dominio viejo y un pedido claro de su dueño: «Ojo, no me borren los mails anteriores». Por eso se hace así: la cuenta nueva se va llenando y la vieja no se vacía nunca.
- 1. Se copia el historial Casilla viejaCuenta nueva
Todo lo viejo pasa a la cuenta nueva, mientras la gente sigue usando la de siempre.
- 2. Se revisa con el dueño Casilla viejaCuenta nueva
Entra a su cuenta nueva y confirma que sus mails están ahí.
- 3. Se copia lo que faltaba Casilla viejaCuenta nueva
Lo que entró mientras tanto, y la gente pasa a la cuenta nueva.
- 4. Se reenvía lo que llegue Casilla viejaCuenta nueva
Lo que siga llegando a la dirección vieja cae en la nueva. La vieja recién se baja cuando está todo seguro.
Te hacemos toda la redirección
Migrar lo viejo es la mitad. La otra es lo que sigue llegando: clientes con tu dirección de hace años, formularios y proveedores. Apuntamos el dominio a Google y dejamos cada dirección vieja reenviando a la nueva. Quien te escribe no se entera y vos no perdés un mail. Tocá una dirección.
Todo lo que llegue al dominio anterior se reenvía al nuevo, con la misma dirección. Así se hizo de pelokitos.com.ar a pelokitos.com.
La casilla que vino con el hosting reenvía a la nueva, y recién se baja cuando está todo seguro.
Lo que llegue cae en el grupo de ventas, y se contesta desde el dominio de la empresa.
Lo de trabajo pasa a su cuenta nueva. Si Marta se va, le llega a quien la reemplaza.
Cómo te beneficia Google Workspace
Cada beneficio, concreto. Tocá uno para ver cómo era y cómo queda.
AntesUn presupuesto importante salía de un hotmail, y cada uno firmaba como le salía.
AhoraTodos escriben desde el dominio de la empresa, con la misma firma. Con el Gmail que ya saben usar.
AntesLas planillas vivían en la compu de cada uno, y la versión buena se pedía por WhatsApp.
AhoraUna unidad por área. Los archivos son de la empresa, no de quien los subió, y hay una sola versión.
AntesPara coordinar una reunión había que preguntarle a cada uno por WhatsApp.
AhoraSe ve quién está libre y la reunión sale con su link de Meet. Según el plan, Meet también toma notas solo.
AntesNadie sabía bien quién veía qué, y un empleado que se iba podía seguir entrando.
AhoraSe da acceso por área, no archivo por archivo. Y una baja se resuelve en un solo lugar: se cierra la cuenta y se transfiere lo suyo.
AntesLa misma clave en todos lados, compartida por WhatsApp.
AhoraVerificación en dos pasos para todos y una sola cuenta para entrar también a los sistemas de la empresa, con «Continuar con Google».
AntesEl dominio no decía quién podía mandar en su nombre.
AhoraSPF, DKIM y DMARC cargados: los mails salen firmados, y otros tienen más difícil hacerse pasar por vos.
Y el CRM, linkeado a tu sistema operativo
Con las cuentas ordenadas, se instala un CRM como Twenty. Los mails y las reuniones con un cliente quedan en su ficha, sin cargar nada a mano. Y como está linkeado al sistema operativo de tu empresa, cuando una venta se gana, el cliente entra solo al sistema con el que trabajás. Es el esquema con el que corre Mithandir: lo comercial vive en Twenty y una venta ganada da de alta al cliente en todo lo demás. Y no sirve sólo para los mails: te saca todos tus clientes del sistema que ya usás y te los deja ordenados. Además se conecta a Claude, la IA de Anthropic, para que le consultes y trabajes sobre tus clientes. Apretá cada paso.
- Mail con el pedido
- Reunión agendada
- Venta ganada
- ✓Cliente dado de alta
- ✓Presupuesto y cobro
- ✓Responsable asignado
Un cliente le escribe a ventas@. El mail queda en su ficha del CRM y se abre la oportunidad.
La reunión del calendario también aparece en la ficha. Nadie tiene que cargarla.
El vendedor mueve la oportunidad a Ganada. Es lo único que hace.
El cliente aparece en tu sistema operativo, sin volver a tipear nada.
Te lo hacemos todo, paso a paso
La empresa no para. Instalamos Workspace, migramos el correo, hacemos la redirección y dejamos el CRM linkeado, casi todo por detrás. Arriba, lo que hacemos nosotros. Abajo, lo poco que le toca a tu gente.
- 01 Inventario Qué direcciones hay, quién las usa, cuáles se migran y cuáles se dan de baja.Tu equipo Cada uno pasa su lista de direcciones
- 02 Cuenta y dominio La cuenta a nombre de la empresa, con dos administradores, y el dominio verificado.Tu equipo No nota nada
- 03 Usuarios y grupos Las cuentas y los grupos que salieron del organigrama, con firma para todos.Tu equipo No nota nada
- 04 Migración del correo El historial se copia a las cuentas nuevas sin tocar las viejas.Tu equipo No nota nada
- 05 Cambio de casa Se apunta el dominio a Google y se carga lo que hace falta para que el correo llegue.Tu equipo Entra a su cuenta nueva y activa los dos pasos
- 06 Redirección Cada dirección vieja queda reenviando a la nueva: dominio anterior, hosting, gmails y hotmails.Tu equipo Da el OK en su casilla personal
- 07 Archivos y calendario Unidades compartidas por área, permisos y calendarios de cada equipo.Tu equipo Sube lo que tenía en su compu
- 08 CRM Twenty instalado, con tus clientes traídos de tu sistema, tus etapas de venta, tus vendedores y sus cuentas conectadas.Tu equipo Tus vendedores entran con Google
- 09 Link con tu sistema El CRM queda linkeado a tu sistema operativo: la venta ganada entra sola.Tu equipo No nota nada
Lo que cambió
Los números de la instalación de Google Workspace en Pelokitos, una cadena con locales en varios países, y el punto de partida de otra empresa. Lo otro que cambia no entra en una cifra: el dueño sabe qué tiene y a nombre de quién.
Sin borrar nada en el servidor viejo.
Según el presupuesto del proyecto, contra darle licencia a cada casilla.
Las que no usaba nadie no se migraron.
El punto de partida en una distribuidora que relevamos.
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